Condiciones del Canal de Denuncias
1.
Objeto
El Canal de Denuncias (en adelante, Canal) tiene como
objeto que cualquier persona relacionada con la actividad, ya sea como
trabajador, administrador, proveedor, colaborador, asesor externo, marca y/o
estructura Empresarial, pueda informar, comunicar o denunciar indicios, hechos,
irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión
de cualquier clase de ilícito legal, no sólo de delitos, sino también del
incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad
o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implemente o tenga
implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas, así como el
ejercicio de los derechos de protección de datos y la comunicación de
irregularidades o riesgos en esta materia.
Se establece este procedimiento para garantizar que, de informarse una actuación contraria a lo establecido en las Normas, ésta será tratada de forma diligente y totalmente confidencial, asegurando el anonimato y/o la confidencialidad de la identidad de la persona que informa, del afectado o afectados y de cualquier tercero mencionado en la comunicación. Con este fin, se encuentra disponible el Canal de Denuncias accesible desde la dirección https://canaldenuncias.txt.es
2.
Definiciones
Informante o denunciante. Persona que en virtud de lo
previsto en el presente documento comunica una incidencia o, denuncia una
irregularidad.
Afectado o denunciado. Persona que es acusado por el
informante de la supuesta comisión de una irregularidad o hecho.
Sistema de Información. Sistema informático en el que se
integra el Canal accesible a través de la web TXT.ES
Irregularidad o incumplimiento. Vulneración o realización de
prácticas contrarias a los principios establecidos en las normas y
procedimientos definidos por la empresa, la regulación externa aplicable y
cualesquiera situaciones o hechos que requieran la atención en materias que
afecten a empresa, sus empleados o sus actividades.
El tratamiento de la información se hará de acuerdo
con las previsiones de la ley 2/2023 de 20 de febrero.
3.
Quien puede hacer uso de este Canal
Está a disposición de cualquier trabajador, proveedor,
administrador, colaborador, asesor externo y en general cualquier persona o
empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad, y que actúe por
cuenta y en beneficio que tenga conocimiento de indicios, hechos,
irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión
de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación
a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos
implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dichas
normativas, incluida la comunicación de posibles incidentes que puedan ser
constitutivos de violaciones de seguridad, al amparo de lo previsto en la
normativa de protección de datos.
4.
Quienes pueden ser denunciados a través
del Canal
Quien conozca la existencia de una conducta irregular,
incumplimiento o vulneración de las Normas deberá reportarlo de forma
inmediata. De forma general cualquier trabajador, administrador, proveedor,
colaborador o asesor externo y en general cualquier persona o empresa con
implicación directa o indirecta con esta entidad que actúen por cuenta y en
beneficio de esta, que haya realizado o cometido hechos, irregularidades,
riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos,
incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad
o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implemente o tenga
implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas.
El Canal constituye el cauce preferente a través del
cual efectuar estas comunicaciones, aunque podrán remitirse por escrito, de
forma telefónica, mediante correo eléctrico o de cualquier otra forma que se
considere. Esta solicitud deberá atenderse en el plazo máximo de siete
días de acuerdo con lo que establezca la ley aplicable. Se garantiza,
en todo caso, la confidencialidad de la información, que será tratada en un
entorno seguro atendiendo además a las previsiones de protección de datos
personales legalmente exigibles.
Las comunicaciones vía telefónica o presencial,
deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes:
a)
Mediante una grabación de la
conversación en un formato seguro, duradero y accesible, siempre que se
advierta previamente al informante de que su comunicación será grabada, se le
informe del tratamiento de sus datos conforme a la Ley aplicable y se recabe su
consentimiento
b)
A través de una transcripción completa
y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla,
en cuyo caso, se le trasladará al informante para comprobar, rectificar y
aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.
Esta comunicación debe ser lo más descriptiva y
detallada posible, facilitando de esta forma al receptor la identificación de
la conducta potencialmente irregular y de la/las persona/s o departamento/s
implicados.
Todo aquel que formule una denuncia deberá hacerlo
según un principio irrenunciable de buena fe, con razones suficientes y pruebas
objetivas que demuestren la existencia del incumplimiento.
El Canal da la posibilidad del anonimato, y por
ello las denuncias contendrán todos los datos que permitan analizar los hechos
y, en la medida de lo posible, la siguiente información:
·
Exposición clara y detallada de los
hechos.
·
Identificación en la que han tenido
lugar.
·
Identificación de las personas
involucradas con el comportamiento denunciado o con conocimiento de este.
·
Momento en el que ocurrió o ha estado
ocurriendo el hecho.
·
Cuantificación, siempre y cuando sea
posible, del impacto del hecho denunciado.
·
Aportar, si se considera necesario,
documentos, archivos u otra información que se estime relevante para la
evaluación y resolución de la denuncia.
El anonimato está garantizado incluso en los casos en
los que no se aporte forma de comunicación por parte del informante, ya que el
Canal proporciona con cada caso un numero personal de seguimiento con el que es
posible ver el estado, mantener un dialogo e incluso aportar nueva
documentación, si fuera necesario.
Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar
un domicilio, correo electrónico o un teléfono a efectos de recibir las
notificaciones que se produzcan. En el caso que el denunciante sea anónimo,
deberá usar el código que el sistema le proporciona al interponer la denuncia,
a fin de revisar su estado.
De cualquier forma, se procederá a remitir acuse de
recibo de la denuncia en un plazo máximo de siete días a partir de su
recepción.
Se podrá mantener la comunicación con el informante y
si fuera necesario se le podrá solicitar información adicional que pueda ser de
utilidad para la tramitación de la denuncia, siempre en un entorno de seguridad
y confidencialidad.
5.
Qué se puede y debe comunicar a través
del canal
Con carácter general, a través del Canal cualquier
usuario podrá informar sobre los siguientes aspectos:
·
Indicios, sospechas o evidencias de
posibles incumplimientos normativos
·
Delitos, comportamientos no éticos
·
Incumplimiento de los protocolos,
normas y códigos de conducta de la entidad
·
Riesgos o incumplimientos en materia de
Protección de datos
·
Cualquier hecho, indicio, irregularidad,
riesgo o conocimiento de posibles delitos en el ámbito y operativa de la
entidad y en general cualquier acción contraria al orden público, los
protocolos y procedimientos que tenga la entidad en materia de prevención de
delitos, comportamiento ético y posibles incumplimientos de la normativa
vigente.
·
Cualquier, indicio, sospecha o
evidencia de comportamiento no ético, discriminatorio, contrario a la igualdad
de las personas y posible acoso laboral y/o sexual.
6.
Recepción y clasificación de las
denuncias
A la recepción de las denuncias, se determinará en una
primera fase si la información aportada constituye una irregularidad que debe
ser investigada y los recursos, métodos y procedimientos adecuados para la
investigación de cada denuncia teniendo en consideración la naturaleza y
gravedad de esta:
·
Denuncias de ámbito laboral o de
recursos humanos
·
Denuncias de ámbito financiero o
contable
·
Denuncias referentes a otros ámbitos de
regulación externa
·
Otras denuncias o quejas.
7.
Comunicación al informante
Si tras el análisis de la información aportada la
denuncia constituye una irregularidad, se contactará con el informante y, en un
plazo que no será superior a 3 meses desde que se notificó el acuse de recibo,
se notificará al informante del estado de la denuncia.
En el caso de denuncias que no constituyan
irregularidades, sino que puedan considerarse otro tipo de quejas o solicitud
de información, se referirá las mismas a la unidad, área o departamento
correspondiente para que proceda a su análisis o gestión y en su caso, a
notificar la respuesta.
8.
Información al afectado
En el momento y en la forma que se considere adecuado
para garantizar el buen fin de la investigación, se informará a la persona
afectada sobre las acciones y omisiones que se le atribuyen.
La persona afectada tendrá también derecho a ser oída
en cualquier momento durante la investigación de los hechos informados, y su
declaración deberá documentarse formalmente En ningún caso se revelará la
identidad del informante.
El receptor de la denuncia, y el que en su caso la
tramite, siempre respetará la presunción de inocencia del afectado, así como su
derecho al honor.
9.
Protección de datos de carácter
personal
En el plazo máximo de tres meses, desde la fecha de la
comunicación, se deberá iniciar la investigación de las denuncias
fundamentadas. Los datos personales de las denuncias para las que no proceda su
investigación por no estar fundamentadas deberán borrarse o anonimizarse
transcurridos tres meses desde su recepción.
Los datos personales de las denuncias que no sean
investigadas podrán mantenerse transcurrido este plazo, siempre que la
finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del
sistema.
Se cuenta con un registro de las informaciones
recibidas y de las investigaciones llevadas a cabo en cada caso, de acuerdo con
lo establecido en la ley. Los datos personales se conservarán durante el
periodo que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con las
previsiones legales.
10.
Protección del denunciante
Confidencialidad y Protección de Datos: El canal y su
gestión se configuran bajo los principios de confidencialidad, protección de la
información y cumplimiento de las medidas de protección de datos personales,
según la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter
personal.
Para garantizar dicha confidencialidad, se hace
constar que el ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado no
supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad del
denunciante. De igual manera, todas las personas que tengan conocimiento de las
denuncias que se realicen a través del Canal de Denuncias están obligadas a
guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona denunciante.
Prohibición de represalias: Los denunciantes que, de
buena fe, comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el
ámbito de aplicación del Canal estarán protegidos contra cualquier tipo de
represalia, discriminación y penalización por motivo de las denuncias
realizadas, si bien, la presente prohibición de represalias no impedirá la
adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación
interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha
realizado era consciente de su falsedad.