REGLAMENTO DEL
CANAL DE DENUNCIAS
Marco normativo
La Ley 2/2023, de 20 de febrero,
reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones
normativas y de lucha contra la corrupción, también llamada Ley del canal de
denuncias o de protección del denunciante, obliga a todas las empresas con más
de 49 trabajadores a implementar un canal de denuncias interno, o canal de
denuncias compliance, con el objetivo de garantizar la prevención y castigo de
la comisión de delitos e infracciones en las empresas en diversas materias.
La Directiva competente establece
una normativa sobre el canal de denuncias que toda empresa u organización con
50 personas trabajadoras debe seguir para implementar dicha herramienta de
denuncia y control internos. Esta Directiva incluye una serie de pautas sobre
cómo debe ser y funcionar el canal de denuncias, pautas que podemos seguir para
determinar cómo debe ser y qué debe contener el reglamento del canal de
denuncias.
El ámbito de aplicación del
canal (quién puede usarlo)
Está a disposición de cualquier
trabajador, proveedor, administrador, colaborador, asesor externo y en general
cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta
entidad, y que actúe por cuenta y en beneficio que tenga conocimiento de
indicios, hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan
implicar la comisión de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que
le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y
procedimientos implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento
de dichas normativas, incluida la comunicación de posibles incidentes que
puedan ser constitutivos de violaciones de seguridad, al amparo de lo previsto
en la normativa de protección de datos.
Las vías de comunicación
La comunicación se realiza a
través de la web pública TXT.ES. El anonimato está garantizado
Qué hechos se pueden denunciar
en el canal
Con carácter general, a través
del Canal cualquier usuario podrá informar sobre los siguientes aspectos:
§ Indicios,
sospechas o evidencias de posibles incumplimientos normativos
§ Delitos,
comportamientos no éticos
§ Incumplimiento
de los protocolos, normas y códigos de conducta de la entidad
§ Riesgos
o incumplimientos en materia de Protección de datos
§ Cualquier
hecho, indicio, irregularidad, riesgo o conocimiento de posibles delitos en el
ámbito y operativa de la entidad y en general cualquier acción contraria al
orden público, los protocolos y procedimientos que tenga la entidad en materia
de prevención de delitos, comportamiento ético y posibles incumplimientos de la
normativa vigente.
§ Cualquier,
indicio, sospecha o evidencia de comportamiento no ético, discriminatorio,
contrario a la igualdad de las personas y posible acoso laboral y/o sexual.
Cómo se deben presentar las
denuncias
A través de TXT.es, se puede
acceder al canal de denuncias en la página https://canaldenuncias.txt.es, para
incluir en su formulario los datos de la denuncia. El canal tiene una opción de
autoayuda.
Cuál es el órgano competente
para su recepción y tramitación
El acceso a los datos personales
contenidos en el Canal queda limitado a:
§ El
responsable del canal de denuncias.
§ El
responsable de recursos humanos o el órgano competente correspondiente, cuando
se deban tomar medidas disciplinarias contra un trabajador.
§ El
responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, en caso de
que proceda adoptar medidas legales relativas a los hechos denunciados.
§ Los
encargados del tratamiento que puedan designarse.
§ El
delegado de Protección de Datos.
§ Este
órgano competente puede ser el órgano de cumplimiento de la empresa.
§ Los
plazos para responder las denuncias y resolverlas. La ley establece 3 meses,
prorrogables por otros 3 meses para casos complejos.
Los derechos de denunciantes y
de los denunciados
En cuanto a los derechos del
denunciante:
§ Derecho
a estar informado sobre la existencia del canal
§ Derecho
a la confidencialidad
§ Derecho
al anonimato del denunciante
§ Derecho
a la protección de datos de carácter personal
§ Derecho
a la no represalia
§ Derecho
a ser informado de la resolución o archivo de la denuncia
Respecto a los deberes del
denunciante:
§ Actuar
de buena fe
§ Aportar
datos y documentos relacionados con los hechos denunciados
§ Deber
de confidencialidad
Derechos del denunciado.
También deben contemplarse los
derechos del denunciado:
• A
que se le comunique lo antes posible el encontrarse en un proceso de
investigación, como consecuencia de una denuncia presentada contra él. Esta
comunicación debe contener información sobre:
·
Órgano encargado de la gestión
·
Hechos denunciados
·
Derechos que le asisten
·
Procedimiento de trámite de la denuncia
·
Derecho de acceso a los datos registrados, con
excepción de la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el
expediente. Derecho de rectificación de los datos personales que puedan ser
incorrectos o incompletos Derecho a que se le informe de la resolución o
archivo de la denuncia
Descripción del funcionamiento
del proceso de denuncia, investigación y resolución
Recepción y tratamiento de
denuncias
§ La
persona interesada, accede a la página canaldenuncias.txt.es
§ De
forma anónima o dejando los datos que considere, detalla los acontecimientos
que motivan la denuncia. Puede adjuntar documentación o fotos.
§ El
Canal proporciona un ID que permite revisar la evolución de la denuncia o envía
un correo si se proporciona este dato. También puede o aportar más información.
§ Se
informa al responsable del Canal que se ha añadido una nueva denuncia.
§ El
responsable inicia la tramitación y envía al departamento correspondiente la
misma o solicita mas datos al denunciante, de ser necesario.
§ Todos
los pasos son incluidos en la denuncia para que el denunciante pueda ver su
estado o realizar cualquier reclamación.
Instrucción del expediente
Se especifica el plazo máximo
para la instrucción del expediente, durante el cual se dará trámite de
audiencia al denunciado, a los afectos y a los terceros que puedan actuar como
testigos, cuya intervención será completamente confidencial. El plazo es siete
días desde la recepción de esta.
En caso de iniciarse el trámite,
el plazo seria de 3 meses, más 3 prorrogables.
Resolución del expediente
Finalizada la instrucción, se
emitirá un acuerdo motivado estimando o no la denuncia, justificando siempre la
decisión adoptada. Este acuerdo se notificará a denunciante y enunciado en un
plazo de 30 días hábiles y, como mínimo, debe contener:
§ Identificación
del número de expediente, del denunciante, del denunciado y del instructor del
procedimiento
§ Análisis
de la información y documentación aportada en la denuncia, recabada por el
instructor y, en su caso, la aportada por el denunciado
§ Valoración
de las alegaciones efectuada en el trámite de audiencia
§ Resumen
de los hechos denunciados y del resultado de la instrucción
§ Decisión
adoptada
§ Fundamento
de hecho y de derecho de la decisión adoptada
§ Medidas
a adoptar
§ Medidas,
si procede, a adoptar para mejorar el plan de prevención de delitos o de
cumplimiento normativo
Revisión y actualización del
canal de denuncias
Como recoge el artículo 31 bis
del Código Penal, el canal de denuncias se revisará de manera periódica para
actualizarlo o subsanar las posibles deficiencias que puedan detectarse.
Medidas de mejora
El órgano de cumplimiento podrá
revisar y analizar las denuncias presentadas a través del canal de denuncias
(dentro de los límites establecidos por la normativa de protección de datos y
la Directiva Whistleblowing) para, en caso de ser necesario, mejorar las
medidas y controles para la prevención y descubrimiento de delitos e
infracciones del plan de prevención de delitos penales o del plan de
compliance.
Conservación de la información
El órgano competente, o el
encargado del cumplimiento, mantendrá un registro de todas las denuncias y
consultas presentadas a través del canal de denuncias. Este registro deberá
cumplir con las exigencias correspondientes a la normativa de protección de datos.
Consecuencias para quiénes
abusen del canal o presenten denuncias falsas
Las denuncias deben realizarse de
buena fe, deben ser veraces, estar fundadas en la existencia de indicios
racionales de la comisión de un acto ilícito, delictivo y/o contrario al Código
Ético y, por lo tanto, es recomendable que estén soportadas en pruebas
documentales.
Aunque también son admisibles las
pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e
instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, es
importante advertir que es esencial que las pruebas se hayan obtenido por el
denunciante de forma lícita.
La formulación de denuncias
falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias
tipificados en los artículos 205 y ss. del Código Penal. La empresa podrá
adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia
falsa o de mala fe.